Comment intégrer Swikly dans Icnea ?

Comment intégrer Swikly dans Icnea ?

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Icnea

2. Configuration des cautions Swikly

3. Configuration des cautions dans Icnea

4. Configuration de l'email de demande de caution

5. Configuration de l'email de relance

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Icnea

• Connectez-vous à votre compte Icnea
• Cliquez sur l'onglet "Management / Gestion"
• Cliquez sur Connections

• Cliquez sur Add connection afin de trouver l'application Swikly

 L’application Swikly s’affiche alors de la manière suivante :

• Cliquez sur Swikly et vous verrez apparaître votre Client id et votre Token d'intégration

• De retour sur Swikly, cliquez sur l'onglet Applications & Intégrations
  
• Collez votre Client id dans le champ "client id" et collez votre Token dans le champ "token"

• Cliquez sur Valider

2. Configuration des cautions Swikly

Après avoir connecté Icnea à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.

Renseignez :

• Le compte Swikly par défaut
• Le type de demande
• Le montant de caution par défaut

Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.

Ces montants de cautions sont pris en compte uniquement si aucun montant de caution n’est renseigné sur Icnea. Ce sont les montants définis dans votre PMS qui sont prioritaires.

• Cliquez sur Validez

3. Configuration des cautions dans Icnea

La configuration des cautions sur Icnea se fait depuis l’onglet « Management », puis « Registration and descriptions ». Le client doit sélectionner la propriété pour laquelle il souhaite enregistrer un montant de caution.

• Depuis votre compte Icnea, cliquez sur "Management"
• Cliquez sur "Registration and descriptions"
• Sélectionnez la propriété pour laquelle vous souhaitez paramétrer une caution

• Cliquez sur l'onglet "Réservations" :

• Dans le champ "Security Deposit", renseignez le montant de caution 
• Sélectionnez "Security deposit by credit card". Il est impératif de sélectionner ce mode de paiement
• Répétez cette manipulation pour toutes les propriétés

Depuis le menu "Serveur", et "Configuration du système", section App, il est possible de rendre obligatoire le dépôt de caution en cochant la case "oui", après "la caution doit être versée avant l'enregistrement" :

La caution est mise à disposition via une webapp disponible pour le voyageur.

La webapp peut être retrouvé dans l’onglet « Booking ». Le lien de la guest app peut être ajouté dans un modèle d’email avec la variable {guestlink}.

Attention, s’il n’y avait pas de caution sur la propriété au moment de la réservation, la caution ne sera pas disponible dans la web app, il n’y a pas de rétroactivité.

Voici à quoi ressemble la web app pour le client, le logo ICNEA est remplacé par votre logo, il doit cliquer sur « Payment and sureties » :

4. Configuration de l'email de demande de caution

• Cliquez sur "Serveur"
• Cliquez sur "Textes des contrats et email" dans la colonne de gauche

La solution recommandée par ICNEA est d’utiliser le modèle d’email prédéfini.

Ce template contient la variable {depositbutton}, attention cette variable ne fonctionne que dans ce template. 

Important : dans Booking.com, le bouton ne sera pas visible dans le message. Dans ce cas, pensez à ajouter le lien vers la web app avec la variable : {guestlink}

Pour référence, les variables qui peuvent être utiles pour les emails de demande de caution sont :

{guestapp} -> Bouton vers la Guest App

{guestlink} -> Lien vers la Guest App

{depositbutton} -> Bouton pour payer la caution

{depositlink} -> Lien pour payer la caution

Les deux premiers peuvent être placés dans n'importe quel e-mail, tandis que les deux derniers ne fonctionnent que dans l'e-mail déjà programmé par Icnea.

• Choisissez combien de jours avant l’arrivée le guest doit recevoir l’email depuis le menu « 
  Serveur » puis « System settings » :

Voici à quoi ressemble l'email :

Cet email peut être renvoyé manuellement en cliquant sur l’enveloppe à côté du montant de la caution dans la réservation.

5. Configuration de l'email de relance

Pour créer un email avec des filtres personnalisables, il faut cliquer sur « Nouveau modèle de courrier » tout en bas. Les filtres sont disponibles en dessous :

Il est possible de définir la période d’envoi de l’email et pour quelles plateformes de réservation cet email est concerné.

Par exemple, pour envoyer à tout le monde sauf Booking, il faut sélectionner :

• Ne pas envoyer aux agences
• Puis cliquez sur Agences à droite
• Exclure booking

Attention, pour Airbnb, les cautions ne sont jamais demandées par Icnea, la caution apparaît automatiquement comme déposée (en vert) sur la web app.

Ceci est dû au fait que les réservations Airbnb ont le paramètre « caution déposée à l’agence ». Si vous souhaitez demander une caution pour une réservation Airbnb, il faut cliquer sur le symbole « sens interdit » à droite de la caution en question. Une fois la caution supprimée, elle apparaitra de nouveau comme non déposée dans la web app. Le client pourra alors déposer la caution via la web app.

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

Afin de consulter le statut de la caution, 

• Rendez-vous sur les prochaines arrivées
• Dans la colonne « caution »
• Dans le menu « réservation » 
• Puis « planification des entrées »

La date de dépôt de caution s'affiche dans la réservation, en dessous du montant de la caution.

Pour payer depuis la web app; le voyageur doit cliquer sur la ligne « par carte de crédit/by credit card/por tarjeta de credito » dans la section « Payer le dépôt de garantie ».

Votre intégration est désormais terminée !