Comment intégrer Swikly dans Icnea ?

Comment intégrer Swikly dans Icnea ?

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Icnea

2. Configuration des cautions Swikly

3. Configuration des cautions dans Icnea

4. Configuration de l'email de demande de caution

5. Configuration de l'email de relance

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Icnea

• Connectez-vous à votre compte Icnea
• Cliquez en haut sur le menu "Intégrations"
• Puis dans le menu de gauche "Intégrations mises en place"
• Puis sur le bouton "Ajouter une connexion"

 L’application Swikly s’affiche et vous verrez apparaître votre Client id et votre Token d'intégration.

Par défaut tous les logements sont sélectionnés, il n'est pas nécessaire de sélectionner les logements si vous souhaitez demander les cautions sur tous les logements. 

Sinon cliquez sur « ajouter les logements » pour sélectionner des propriétés en particulier.

• De retour sur Swikly, cliquez sur l'onglet "Applications & Intégrations"
  
• Collez votre Client id dans le champ "client id" et collez votre Token dans le champ "token"

• Cliquez sur Valider

2. Configuration des cautions Swikly

Après avoir connecté Icnea à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.

Renseignez :

• Le compte Swikly par défaut
• Le type de demande
• Le montant de caution par défaut

Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.

Ces montants de cautions sont pris en compte uniquement si aucun montant de caution n’est renseigné sur Icnea. Ce sont les montants définis dans votre PMS qui sont prioritaires.

• Cliquez sur Validez

3. Configuration des cautions dans Icnea

La configuration des montants se fait, depuis le menu « Logements», puis «paramètres des propriétés ». 

• Sélectionnez la propriété pour laquelle vous souhaitez paramétrer une caution
• Cliquez sur l'onglet "Frais et honoraires"

• Configurer le montant de la caution et le type de paiement. Il doit IMPERATIVEMENT être «Caution par carte de crédit».

• Répétez cette manipulation pour toutes les propriétés

Depuis le menu "Serveur", et "Configuration du système", section App, il est possible de rendre obligatoire le dépôt de caution en cochant la case "oui", après "la caution doit être versée avant l'enregistrement" :

La caution est mise à disposition via la guestapp disponible pour le voyageur.

La webapp peut être retrouvé dans l’onglet « Réservations ». Le lien de la guest app peut être ajouté dans un modèle d’email avec la variable {guestlink}.

Attention, s’il n’y avait pas de caution sur la propriété au moment de la réservation, la caution ne sera pas disponible dans la web app, il n’y a pas de rétroactivité.

Voici à quoi ressemble la web app pour le client, le logo ICNEA est remplacé par votre logo, il doit cliquer sur « Payment and sureties / Paiement et cautions » :

Puis le voyageur doit cliquer sur la ligne « par carte de crédit » dans la section « Payer le dépôt de garantie ».

4. Configuration de l'email de demande de caution

• Cliquez sur "Autres" puis "Serveur"
• Cliquez sur "Textes des contrats et courriers" dans la colonne de gauche
• 
  

La solution recommandée par ICNEA est d’utiliser le modèle d’email prédéfini "Email de demande de paiement de la caution" :

Ce template contient la variable {depositbutton}, un bouton qui intégre automatiquement le lien de dépôt de caution. Attention cette variable ne fonctionne que dans ce template. 

Important : dans Booking.com, le bouton ne sera pas visible dans le message. Dans ce cas, pensez à ajouter le lien vers la web app avec la variable : {guestlink}

Pour référence, les variables qui peuvent être utiles pour les emails de demande de caution sont :

{guestapp} -> Bouton vers la Guest App

{guestlink} -> Lien vers la Guest App

{depositbutton} -> Bouton pour payer la caution

{depositlink} -> Lien pour payer la caution

Les deux premiers peuvent être placés dans n'importe quel e-mail, tandis que les deux derniers ne fonctionnent que dans l'e-mail déjà programmé par Icnea.

• Choisissez combien de jours avant l’arrivée le guest doit recevoir l’email depuis le menu « 
  Autres » puis « Serveur » puis "Paramètres du système", onglet « E-mails et paiement » :

Voici à quoi ressemble l'email :

Cet email peut être renvoyé manuellement en cliquant sur l’enveloppe à côté du montant de la caution dans la réservation.

5. Configuration de l'email de relance

Pour créer un email avec des filtres personnalisables, il faut cliquer sur « Nouveau modèle de courrier » tout en bas de la page qui répertorie la liste des modèles d'emails. Les filtres sont disponibles en dessous :

Il est possible de définir la période d’envoi de l’email et pour quelles plateformes de réservation cet email est concerné.

Par exemple, pour envoyer à tout le monde sauf Booking, il faut sélectionner :

• Ne pas envoyer aux agences
• Puis cliquez sur Agences à droite
• Exclure booking

Attention, pour Airbnb, les cautions ne sont jamais demandées par Icnea, la caution apparaît automatiquement comme déposée (en vert) sur la web app.

Ceci est dû au fait que les réservations Airbnb ont le paramètre « caution déposée à l’agence ». Si vous souhaitez demander une caution pour une réservation Airbnb, il faut cliquer sur le symbole « sens interdit » à droite de la caution en question. Une fois la caution supprimée, elle apparaitra de nouveau comme non déposée dans la web app. Le client pourra alors déposer la caution via la web app.

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

Afin de consulter le statut de la caution, 

• Rendez-vous sur les prochaines arrivées
• Dans le menu « Réservations »
• Puis dans le menu de gauche sur « Arrivées » 

La date de dépôt de caution s'affiche dans la réservation, en dessous du montant de la caution.

Dans la web app, si la caution n'est pas sécurisée par le voyageur, elle apparaît en jaune. Si elle est sécurisée par le voyageur, elle apparaît en vert. Attention, les cautions Airbnb apparaissent en vert automatiquement.

Votre intégration est désormais terminée !