Comment intégrer Swikly dans Beds24 ?

Comment intégrer Swikly dans Beds24 ?

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Beds24

2. Configuration des cautions dans Swikly

3. Configuration des cautions dans Beds24

4. Configuration de l'email de demande de caution

5. Configuration de l'email de relance

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Beds24

Ouvrez votre compte Beds24 dans un onglet, et votre compte Swikly dans un second onglet afin de pouvoir naviguer facilement entre les deux plateformes.

Sur Beds24, allez dans « Settings » en haut à gauche (La roue bleue)

• Cliquez sur « API & Integrations »
• Cliquez sur « Api »
• Cliquez sur « Generate invite code »

• La fenêtre suivante s’ouvre :

• Cochez l’ensemble des cases
• Cochez la case « Allow linked properties »
• Cliquez sur « Generate Invite Code »
• Copiez l’Invite code :

• De retour sur votre compte Swikly, cliquez sur « Applications et Intégrations » dans le menu à gauche
• Cliquez sur « Beds24 »
• Collez le code dans le champ « Code d’invitation »

• De retour sur votre compte Beds24, cliquez à nouveau sur « Settings » (La roue bleue en haut à gauche)
• Cliquez sur « Account »
• Copiez le « Account number (Owner id) » :

• Retournez sur votre compte Swikly
• Collez l’Account Number dans le champ « Numéro de compte » :

• Cliquez sur « Valider »

Ça y est, votre compte Swikly est connecté à votre compte Beds24 !

2. Configuration des cautions dans Swikly

• Après avoir connecté Beds24 à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.

Renseignez :

• Le compte Swikly par défaut
• Le type de demande
• Le montant de caution par défaut

Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.

• Dans le cas où vous utilisez des comptes managés, n’oubliez pas d’attribuer le compte correspondant à chaque propriété via le menu déroulant.

• Cliquez sur « Valider »

3. Configuration des cautions dans Beds24

Les montants de cautions pour chaque propriété ne peuvent pas être indiqués directement sur Beds24. La configuration de ces montants doit se faire uniquement via votre compte Swikly.

Il est donc primordial de bien renseigner vos montants de cautions sur Swikly pour que les liens fonctionnent.

4. Configuration de l'email de demande de caution

Après avoir défini vos montants de cautions, il est temps de passer à la configuration du modèle d’email qui contiendra le lien dirigeant votre client vers le formulaire de dépôt de caution.

• Sur votre compte Beds24, cliquez sur « Guest management » dans le menu à gauche
• Cliquez sur « Auto Actions »

• Cliquez sur « Create New Action »
• Cliquez sur « Edit » à droite de l’Auto Action créée

La fenêtre suivante s’ouvre :

Il faut maintenant paramétrer l’envoi de l’email de demande de caution. Tous les champs pour lesquels nous ne vous donnons aucune indication peuvent être laissés tels quels.

• Dans « Trigger Action », sélectionnez « Auto »
• Nommez votre Auto Action
• Choisissez pour quelles propriétés l’action doit se déclencher 
• Choisissez à quel moment l’action doit se déclencher (Nous vous recommandons entre 10 et 7 jours avant l’arrivée du client) :

• Choisissez la « Time Window » (période pendant laquelle l’Auto Action peut se déclencher) : Sélectionnez « 365 days » si vos logements sont disponibles toute l’année

• Choisissez pour quels canaux de réservation l’action doit se déclencher :

• Choisissez pour quel statut de réservation l’action doit se déclencher :

• Cliquez sur « Save »

Il faut maintenant configurer le modèle d’email de demande de caution qui va être envoyé :

• Cliquez sur l’onglet « Messaging » à côté de « Trigger »

La fenêtre suivante s’ouvre :

• Dans « Send message », sélectionnez « Booking email/API »
• Dans « Email replay to », renseignez un email auquel le voyageur peut répondre (optionnel)
• Dans « Send using », sélectionnez l’option de votre choix :
  • « Default » -> Toutes vos propriétés
  • « Property account » -> Toutes les propriétés d’un compte spécifique
  • Nom d’une propriété -> Pour cette propriété uniquement
• Dans « Subject », rédigez l’objet de votre email. Par exemple : IMPORTANT – Finalisez votre réservation en déposant votre caution
• Dans l’espace « Plain text », rédigez le contenu de votre email en vous assurant d’intégrer le lien Swikly (par exemple : Afin de déposer votre caution, veuillez cliquer ici : [LIEN SWIKLY]
   Vous trouverez ce lien dans l’onglet « Applications & Intégrations » de votre compte Swikly
• Cliquez sur « Save »

5. Configuration de l'email de relance

Il est possible de planifier un email de rappel destiné à vos clients qui n’auraient pas sécurisé leur caution après votre première demande.

• Cliquez sur le bouton « Edit » de l’Auto Action de demande de caution
• Cliquez sur « Save as copy » pour la dupliquer
• Cliquez sur le bouton « Edit » de la nouvelle Auto Action apparue :

• Renommez l’Auto Action de relance

Vous pouvez laisser tous les champs paramétrés précédemment, en veillant de bien modifier :

• Dans « Trigger time », modifiez la date de l’envoi (Nous vous recommandons environ 3 jours avant l’arrivée du client)
• Dans « Exclude Booking Info Code », ajoutez « Swikly deposit » : cela permettra d’envoyer une relance uniquement si la réservation ne possède pas déjà une caution sécurisée
• Cliquez sur « Save »

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

Le statut de la caution peut être consulté depuis Beds24 ou depuis le tableau de bord Swikly

Dans Beds24 :

• Cliquez sur « Bookings »
• Ouvrez la réservation concernée
• Cliquez sur « Charges & Payments »

Pour le dépôt de caution, référez-vous à la ligne intitulée « Swikly deposit », et pour le paiement, à celle nommée « Swikly payment ».

Ces informations sont aussi dans l’onglet « Info » de la réservation :

Votre intégration est désormais terminée !