Comment intégrer Swikly dans Avantio ?

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Avantio

2. Configuration des cautions dans Swikly

3. Configuration des cautions dans Avantio
4. Configuration de l'email de demande de caution

5. Configuration de l'email de relance

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Avantio

Ouvrez Avantio dans un onglet de votre navigateur et Swikly dans un autre onglet afin de pouvoir naviguer facilement entre les deux plateformes.

• Depuis le menu à gauche, cliquez sur « Marketplace »
• Recherchez Swikly et cliquez sur « Solliciter »

En cliquant sur ce bouton, une demande s’ouvre au support technique d’Avantio pour demander les identifiants nécessaires à l’intégration de Swikly

Une fois les identifiants reçus, vous pouvez connecter votre compte Swikly à Avantio.

• Connectez-vous sur votre compte Swikly
• Cliquez sur « Applications & Intégrations » dans le menu à gauche
• Recherchez Avantio et cliquez sur « Connecter ». Cette page s’ouvre :

• Renseignez votre Account ID Avantio (commençant par GA) dans « Votre nom d’utilisateur »
• Renseignez votre mot de passe dans « Votre mot de passe »
• Cliquez sur « Valider »

2. Configuration des cautions dans Swikly

• Après avoir connecté Avantio à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.

Renseignez :

• Le compte Swikly par défaut
• Le type de demande
• Le montant de caution par défaut

Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.

Ces montants de cautions sont pris en compte uniquement si aucun montant de caution n’est renseigné sur Avantio. Ce sont les montants définis dans votre PMS qui sont prioritaires.

• Cliquez sur « Valider »

3. Configuration des cautions dans Avantio

Il est nécessaire de configurer vos montants de cautions pour chaque propriété sur Avantio.

• Depuis le menu à gauche, cliquez sur « Logements » puis « Liste des propriétés »
• Ouvrez la fiche de chaque propriété
• Dans l’onglet « Extras et Services », sélectionnez « Caution Remboursable »

• Choisissez le montant de la caution pour votre propriété :

Vous pouvez également définir le mode de paiement de la caution pour l’ensemble de vos propriétés, par défaut :

• Cliquez sur « Logements» puis « Extras »
• Cliquez sur « Caution (Remboursable) »

• Sélectionnez « Pré-autorisation sur carte bancaire » dans « Mode de paiement »
• Sélectionnez « Remboursement/Libération sur carte bancaire » dans « Mode de remboursement

• Dans "Caractéristiques du service" et "Où doit apparaitre ce service", sélectionnez "Visible sur le site web et les portails compatibles

4. Configuration de l'email de demande de caution

Après avoir défini vos montants de cautions, il est temps de passer à la configuration du modèle d’email qui contiendra le lien dirigeant votre client vers le formulaire de dépôt de caution.

• Dans le menu à gauche, cliquez sur « Configuration » puis sur « Modèles »

• Nommez votre modèle (« Caution Swikly » par exemple)
• Choisissez l’objet de votre email
• Définir la langue
• Dans la catégorie, sélectionnez « Check-in »
• Rédigez le contenu de votre email en vous assurant d’intégrer le lien Swikly (par exemple : Afin de déposer votre caution, veuillez cliquer ici : [LIEN SWIKLY] Vous trouverez ce lien dans l’onglet « Applications & Intégrations » de votre compte Swikly

Il faut maintenant créer un tag « Swikly » pour pouvoir demander des cautions pour les bons groupes de logements/portails/propriétaires.

• Allez dans « Réservations » puis « Portails »

• Sélectionnez « Assigner tags » puis créez le tag « Swikly »

Le tag apparait sur le portail :

Pour demander une caution pour un groupe de logements, ajoutez le tag « Swikly » dans l’onglet « Logements.

Pour demander une caution pour une réservation en particulier, ajoutez le tag « Swikly » dans la fiche de la réservation.

Pour demander une caution pour une réservation d’un propriétaire, ajoutez le tag « Swikly » dans la fiche du propriétaire.

Afin d’automatiser l’envoi de l’email créé, il est nécessaire de programmer une tâche automatisée.

• Cliquez sur “Workflows” dans le menu à gauche

• Nommez la tâche
• Choisissez :
  • Le stade de la réservation auquel la tâche doit s’exécuter. Exemple : la tâche doit se déclencher uniquement pour les réservations payées par virement bancaire.
  • Pour quels modes de règlements la tâche doit se déclencher. Nous vous recommandons de tous les sélectionner
  • La période d’envoi de l’email. Nous vous recommandons d’envoyer la demande de caution entre 7 à 10 jours avant l’arrivée du client.
• Ajoutez le tag « Swikly » en suivant le mode opératoire vu précédemment
• Choisissez le modèle d’email de demande de caution
• Préciser le destinataire de cette tâche. Dans le cas présent, le destinataire est le « Client ».

Afin d’appliquer une rétroactivité de l’automatisation de la tâche sur les réservations déjà confirmées :

• Cliquez sur « Modifier configuration »
• Sélectionnez le paramétrage souhaité au niveau de la ligne « Tâche valide pour les réservations avec la date … »

5. Configuration de l'email de relance

• Créez une nouvelle tâche
• Appliquez les mêmes paramètres que la tâche créée précédemment, mais modifiez pour quels modes de règlements la tâche doit se déclencher : ajoutez uniquement « Pré-autorisation sur carte bancaire ». Cela permettra d’exclure l’envoi de l’email pour les réservations ayant déjà une caution Swikly sécurisée
• Adaptez la période d’envoi : nous vous recommandons d’envoyer votre relance environ 3 jours avant l’arrivée du client

6. Consulter le statut de la caution / du paiement

Vous pouvez suivre le statut d’une caution depuis une réservation :

• Cliquez sur « Détails de la caution » dans la fiche d’une réservation :

• Il y a deux statuts possibles
  • « En attente »
  • « Payé »

Vous pouvez également suivre les envois des mails de demande de caution ou de relance :

• Cliquez sur « Workflows » puis « Tableau de bord »

• Cliquez sur « Voir toutes les tâches » pour voir les tâches programmées, exécutées et échouées

Vous pouvez également suivre l’état de vos cautions depuis votre tableau de bord Swikly.

Votre intégration est désormais terminée !