Comment intégrer Swikly dans Hostaway ?
1. Connexion de votre compte Swikly à Hostaway
2. Configuration des cautions dans Swikly
3. Configuration des cautions dans Hostaway
4. Configuration de l’email de demande de caution
5. Configuration de l’email de relance (optionnel)
6. Comment savoir si la caution a bien été sécurisée ?
1. Connexion de votre compte Swikly à Hostaway
- Ouvrez Hostaway dans un onglet de votre navigateur et Swikly dans un autre onglet afin de pouvoir naviguer facilement entre les deux plateformes.
- Depuis votre compte Hostaway, cliquez sur « Marketplace » dans le menu de gauche
- Cherchez l’application Swikly en déroulant et cliquez sur l’encart « Swikly »
- Cliquez sur le bouton « Connect » puis une nouvelle fois sur « Connect »
- Puis cliquez sur « Create »
Deux informations apparaissent :, votre Account Id Hostaway et une API Key.
Ces informations sont à reporter sur votre compte Swikly :
Collez votre Account id dans « Identifiant client Hostaway »- Collez la clé API dans « Clé secrète Hostaway »
- Cliquez sur « Valider »
Ça y est, votre compte Swikly est connecté à votre compte Hostaway !
2. Configuration des cautions dans Swikly
Après avoir connecté Hostaway à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.
Renseignez :
- Le compte Swikly par défaut
- Le type de demande
- Le montant de caution par défaut
Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.
Ces montants de cautions sont pris en compte uniquement si aucun montant de caution n’est renseigné sur Hostaway. Ce sont les montants définis dans votre PMS qui sont prioritaires.
3. Configuration des cautions dans Hostaway
Si vos montants de cautions ont déjà été définis, vous pouvez passer à l’étape de création d’un champ personnalisé.
Il est nécessaire de configurer vos montants de cautions pour chaque propriété sur Hostaway.
Dans le menu à gauche, cliquez sur « Listings »
- Cliquez sur « Edit » sur la propriété
- Cliquez sur l’onglet « Price & fees »
- Renseignez le montant de la caution dans le champ « Refundable damage deposit fee »
- Répétez ce processus pour chaque propriété
Création d’un champ personnalisé – Obligatoire
Afin que nous puissions mettre à jour le statut de la caution Swikly, il vous faut créer un « Custom Field » (un champ personnalisé) qui sera mis à jour par Swikly automatiquement.
- Cliquez sur le menu « Reservations » puis sur « Custom fields »
- Nommez le Custom field « Swikly deposit secured »
- Choisissez le « Custom field type » : TEXTAREA
- Choisissez le statut « Is public » : Yes
- Enregistrez en cliquant sur « Add new field »
- Cliquez sur « Close »
4. Configuration de l’email de demande de caution
Après avoir défini vos montants de cautions, il est temps de passer à la configuration du modèle d’email qui contiendra le lien dirigeant votre client vers le formulaire de dépôt de caution.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur « Inbox » puis « Automations » puis
- Nommez votre message.
- Choisissez la langue
- Choisissez l'objet
Pour la partie corps de l’email :
- Rédigez le contenu de votre email en vous assurant d’intégrer le lien Swikly (par exemple : Afin de déposer votre caution, veuillez cliquer ici : [LIEN SWIKLY]
Vous trouverez ce lien dans l’onglet « Applications & Intégrations » de votre compte Swikly
Pour la partie période :
Nous vous recommandons entre 10 et 7 jours avant l’arrivée du client.
- Choisissez dans « Event trigger » : At guest arrival (Check-In), puis 7 days : Nous vous recommandons entre 10 et 7 jours avant l’arrivée du client
- Choisissez les conditions d’envoi :
- Choisissez les canaux de réservations
- Choisissez les propriétés
- Choisissez les modalités
- Sauvegardez en cliquant sur « Save »
5. Configuration de l’email de relance (optionnel)
Il est possible de planifier un email de rappel destiné à vos clients qui n’auraient pas sécurisé leur caution après votre première demande :
- Répétez les étapes précédentes de la création d’email
- Ajoutez une condition supplémentaire dans la section « Additional conditions » :
- Condition : « Reservation custom field »
- Custom field : Swikly deposit secured
- Condition : is
- Value : no
6. Comment savoir si la caution a bien été sécurisée ?
Vous pouvez suivre le statut de la caution depuis l’onglet « Reservations ».
Sur cette page, personnalisez votre vue en ajoutant la colonne « Swikly deposit secured ».
- Le champ « Swikly deposit secured » affiche “Yes” lorsque la caution est sécurisée :
.
- Cette information est également visible dans le détail de chaque réservation :
.
- Vous pouvez vérifier que les emails ont été envoyés pour chaque réservation dans le menu « Inbox » puis « Manage messages » :
- Depuis « Inbox », vous pouvez retrouver les messages dans chaque conversation avec votre guest :
Félicitations ! Votre intégration de Hostaway avec Swikly est désormais opérationnelle !
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