Comment intégrer Swikly dans Octorate ?

Comment intégrer Swikly dans Octorate ?

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Octorate 

2. Configuration des cautions Swikly

3. Configuration des cautions dans Octorate

4. Configuration de l'email de demande de caution

5. Configuration de l'email de relance (optionnel)

6. Comment savoir si la caution a bien été sécurisée ? 

1. Connexion de votre compte Swikly à votre compte Octorate 

Ouvrez Octorate dans un onglet de votre navigateur et Swikly dans un autre onglet afin de pouvoir naviguer facilement entre les deux plateformes. 

• Assurez-vous d'être connecté à votre compte principal Octorate 

• Depuis le menu "Paramètres", cliquez sur "Réglages avancés" puis sur "Api"

• Cliquez sur "+ Ajouter un nouveau" 

• Sur la ligne correspondant à Swikly, cliquez sur "+ Connecter"

• Puis de nouveau, cliquez sur "+ Connecter"
• L'écran de connexion Swikly s'affiche : renseignez votre identifiant et votre mot de passe

• Choisissez votre compte dans la liste proposée. Pour les comptes managers/managés, la connexion doit se faire avec le compte manager. 

• La connexion se fait automatiquement et apparaît comme active dans Swikly et dans Octorate. 

Ça y est, votre compte Swikly est connecté à votre compte Octorate ! 

2. Configuration des cautions Swikly

Après avoir connecté Octorate à Swikly, la liste des propriétés apparaît ci-dessous.

Renseignez :

• Le compte Swikly par défaut
• Le type de demande
• Le montant de caution par défaut

Il est impératif de renseigner ces champs pour assurer le bon fonctionnement des liens Swikly.

Ces montants de cautions sont pris en compte uniquement si aucun montant de caution n'est renseigné sur Octorate. Ce sont les montants définis dans votre PMS qui sont prioritaires. 

3. Configuration des cautions dans Octorate

Si vos propriétés n'ont pas de chambre, vous pouvez configurer les montants de caution uniquement depuis l'interface Swikly, comme expliqué dans l'étape n°2 décrite précédemment.

Si vos propriétés ont des chambres, il est nécessaire de configurer vos montants de cautions pour chaque propriété et chambre sur Octorate.

Si vos montants de cautions ont déjà été définis depuis les suppléments Octrate, vous pouvez passer à l'étape suivante.

• Cliquez sur le menu "Paramètres" puis cliquez sur "Suppléments"

• Cliquez sur "+ Créer nouveau"

• Nommez le supplément. Le nom doit impérativement être : Security Deposit 

Ensuite, vous pouvez configurer selon vos besoins : 

• Activer ou désactiver le supplément
• L'attribuer à une catégorire
• Afficher sur le Booking Engine - sur votre site internet relié à Octorate
• Rendre obligatoire
• Afficher la caution sur Octosite
• Afficher sur le plan tarifaire
• Afficher sur le PMS en cas d'utilisation de plusieurs outils de la suite Octorate 

• Définissez le montant 

• Ajoutez une description du supplément - cette description ne sert qu'en interne

• Enregistrez en cliquant sur le bouton "Sauvegarder" 

• Le bloc "chambres" apparaît. Choisissez à quel(s) logement(s) appliquer cette caution.
  • Toutes les chambres :

• Ou les chambres sélectionnées :

• Cliquez sur "Sauvegarder" 

Important : En créant un supplément "Security deposit" sur Octorate, cela ajoute le montant de la caution au solde de la réservation. Lorsqu'une caution est sécurisée, le solde de la réservation ne se met pas à jour. De ce fait, le solde restera toujours positif.

4. Configuration de l'email de demande de caution

Après avoir défini vos montants de cautions, il est temps de passer à la configuration du modèle d’email qui contiendra le lien dirigeant votre client vers le formulaire de dépôt de caution.

• Dans Octorate, cliquez sur "Paramètres" puis cliquez sur "Modèles Email"

• Vous pouvez choisir d'inclure le lien de caution dans un email existant ou de configurer un nouveau message en cliquant sur " + Ajouter un nouveau" 

Pour la partie période :

Nous vous recommandons d'envoyer l'email entre 10 et 7 jours avant l'arrivée du client 

• Envoyer l'email si la réservation est confirmée après la date prévue de l'envoi en cochant "OUI" dans le champ "Envoyer même si les jours à l'avance ne sont pas respectés"  

Poursuivez la configuration de l'email :

• Nommez le modèle de l'email 
• Envoyez à : Occupant
• Activez l'email 
• Choisissez pour quelle source de réservation l'email doit être envoyé 

• Choisissez le(s) logement(s)

• Si besoin, choisissez un plan tarifaire 

• Choisissez à quelle étape du paiement envoyer la demande en cochant "Oui" dans l'encart "Montrer les filtres"

Pour la partie corps de l'email :

Rédigez le contenu de votre email en vous assurant d'intégrer le lien Swikly (par exemple : Afin de déposer votre caution, veuillez cliquer ici : [LIEN SWIKLY] ) 

Vous trouverez ce lien dans l'onglet "Applications & Intégrations" de votre compte Swikly 

• Cliquez sur "Sauvegarder"

5. Configuration de l'email de relance (optionnel)

Il est possible de planifier un email de rappel :

• Créez un nouveau modèle d'email en suivant les étapes de la section n°4 et en changeant le nombre de jour avant l'arrivée. Par exemple 3 jours avant l'arrivée.

Attention, cette relance s'enverra indépendamment du statut de la caution

6. Comment savoir si la caution a bien été sécurisée ? 

• Cliquez sur le bouton "modifier" de la réservation en question
• Une fois la caution sécurisée une "Note Interne" est ajoutée sur la réservation

• Sur la même page vous pouvez voir dans l'encart "Email Communication" les emails envoyés à votre voyageur et les emails prévus (icône sablier) 

• Vous pouvez envoyer un email de rappel en cliquant sur " + " et en choisissant le modèle d'email correspondant à la demande de caution
• Cliquez sur le bouton "Envoyer par email"

Félicitations ! Votre intégration de Octorate avec Swikly est désormais opérationnelle !